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植田 2024年7月13日、14日に大阪大学コンベンションセンターで開催された日本口臭学会第15回学術大会の大会長を当院の院長が務め、その大会事務局の運営に関わりました。
私は、普段は当院の受付をしており、学会に参加したこともなければ、イベントの運営に携わることも初めてだったので、初めは右も左もわからない状態でした。 1年前から準備がスタートし、はじめに、院長から過去の日本口臭学会のプログラム・抄録集を見せてもらいました。院長が過去に何度も学会で発表をしていたのは知っていたので、改めてプログラム・抄録集を見て、学会ではこんな発表や講演をしているんだな、スケジュール管理が大変そうだな、こんな業者が作るようなプログラム・抄録集の原稿をを自分たちだけで作れるのかなという不安がよぎりました。 講演者は誰も決まっていない状態なので、時間に余裕があるうちにと学会で必要そうなものを検索して調べ、張り紙作成、申込書や領収書、名札、チェックリストなどの作成から始まりました。合間にプログラム・抄録集やチラシ、ポスターのデザインを考え、院長やイラストが得意な衛生士さんとあーだこーだ言いながら作成に励みました。院長はこだわりがとても強いので、作成してはやり直しの繰り返しでしたが、衛生士さんに作ってもらった学会のロゴマークや、マスコットキャラクターがクオリティを上げて個性的な大阪らしい可愛いデザインが出来上がりました。院長が満足そうにされていたので、たくさんやり直した甲斐があったなと思いました。 並行して作業していた大会ホームページは、院長が事前に当院と同じ会社に作成依頼しており、デザインの見本をこちらで考え依頼するという流れでした。ホームページを閲覧できる状態になった後は、自分たちでホームページを院長の指示の元で編集し、事前参加登録作業を毎日しました。150人前後の事前参加登録者がいたのですが、当初は事前登録がされれば自動返信メールが送られると思い込んでおり、事前参加登録者からメールが来ていないと連絡があり、初めて自動返信メールが送られていないことに気が付き、ホームページ会社に問い合わせると、これは出来ない旨を院長に連絡しているとの事で、過去のメールを遡ると確かにそれらしきメールを発見しました。既にその時点で30名程の事前参加登録が済んでおり、慌ててその方々にご連絡した記憶があります。 その次にデザインしたチラシやポスター、プログラム・抄録集、参加証明書の作成を依頼する会社を決めたり、理事会の会議場や食べた空き箱を回収してもらえる美味しい弁当屋の選定、企業に広告掲載を依頼したり、企業展示に参加してもらえるよう趣意書を作成しました。いかに安く予算を押さえることが出来るか、各々の会社に見積もりを作成してもらい、削れるところはとことん削り依頼会社を決めました。検索すると、全国のたくさんの企業がヒットし、中には第9回の時にプログラム・抄録集などでお世話になった企業の方もいました。ご縁があるということもありますが、予算も抑えることができたので最終的にはその企業にお願いしました。インターネットが普及していて本当に良かったなと思いました。
途中でランチョンセミナーをすることが決まり、最後まで弁当の個数が決まらずハラハラしたり、他にも会場とのやり取りの中で、電源個数や電力に限りがあると判明し、企業展示の方々が十分に使用する電力を提供できるか、途中でオーバーして電源が落ちないか不安があり配置に苦労した記憶があります。 中でも大変だったのは、1年前から少しずつ進めていたプログラム・抄録集の作成でした。院長とのやり取りを100回以上行う中で、学生時代のように赤ペンで訂正箇所を修正され、来る日も来る日も診療の合間に直したことが今では懐かしいです。講演者発表者が1か月半前に決まり、そこからバタバタでスケジュールや抄録編集を終えました。やっと院長が理想に思うプログラム・抄録集ができたのは、印刷会社から指定された締め切り日を1週間過ぎていました。間に合うか不安でしたが、何とかギリギリに届いたときはとても嬉しかったです。 教育講演や特別講演、招待講演などの外部の講師とのやり取りや、一般演題で口演する先生方、企業の方とのメールでのやり取りは、普段患者さんとしかやり取りをしないのでとても言葉遣いに気を配りました。改めて日本語は難しいなと思いました。企業展示の方々とはメールでのやり取りのみで、当日初めてお会いしましたが、どの方も親切で優しく接してくださいました。至らない点が多々あったかと思いますが、丁寧に教えていただきありがたかったです。学会当日は企業展示にもたくさんの参加者が集まっておられ、安堵しました。ありがとうございました。 直前になってくると、一人では管理できないぐらいの量になり、受付スタッフ全員で運営マニュアルやアナウンス、懇親会でのメニュー決めなども何度もやり取りをしてもらい、前日まで作業してもらいました。学会前日は診療後に皆で残って荷造りをし、当日の朝にタクシーで段ボールいっぱいに詰め込んだ荷物を何個も運んでもらいました。 学会当日は、想像以上に忙しくあっという間に時間が過ぎました。朝早く9時頃に到着し、スタッフ12名での準備が始まりました。院長も朝から張り切っている様子が感じられ、不安が残る中でしたが頑張ろうと気持ちを引き締めました。
20名程の委員会の会議は9時30分から始まるものの、多くの参加者は12時受付開始、13時開演のスケジュールを立てていたので余裕をもって準備していましたが、みなさん1時間以上早く来られたり、委員会が予想以上に早く終わったりと、準備が完璧でないまま受付や弁当配りが始まりました。スタッフへの説明が不十分な中スタートしたにもかかわらず、みなさん臨機応変に対応されてすごく心強かったです。中でもお金のやり取りに気を使いました。参加者の中に企業の方で弁当無料の方もいれば、料金がかかる方もいたり、委員会参加で弁当の料金がかかる方と一緒に弁当無料のお手伝いの方も来られたりと管理がとても大変でした。 事前参加登録をしてきたと思われている方が数名いらっしゃり、口臭学会の年会費支払いと、事前参加登録費支払いの記憶がごちゃまぜになっていらっしゃる方、自分が振り込んだか覚えていない方、二重で支払いを振り込んだ方もいました。 1日目の最初の教育講演でパソコンが固まるなどトラブルがあり、裏方でヒヤヒヤしていましたが、ホールの機械対応のスタッフの方が対応してくださり助かりました。他にも時間が押してしまったりということはありましたが、座長が偶然院長だったため、アイコンタクトやジェスチャーで気が付いてくださり、裏で伝えることが出来たので調整してもらえました。タイムキーパーとアナウンスをしてくれていたスタッフは、院長以外の方とはコンタクトが取れずかなりヒヤヒヤしたとのことでした。 小さなヒヤヒヤはありましたが、大きな遅れもなく無事終えることはできたのではないかなと思います。終えた感想としては、もっと事前にスタッフ全員と詰めた打ち合わせが必要だったと感じましたが、時間もスタッフも少ない中でよく頑張ったのではないかと思います。 大会事務局の運営を経験して、普段の業務の歯医者の受付だけでは経験することができなかったことが経験できました。苦手だったパソコン作業が少し得意になりましたし、学会というイベントを運営するためには裏で多くの準備ややり取りが必要で、スケジュール管理も大事だなということを院長の傍らで経験することができ、とても勉強になりました。
個人的にはこだわったお学会の弁当選びが、予算に対してとても美味しく成功したなと思いました。実行委員長の小寺先生をはじめ、参加者の皆様、講師の皆様、企業の皆様とお話する中で、ひぐち歯科クリニックのスタッフとお手伝いでクロークの受付をしてくださった小寺歯科のスタッフだけで今学会運営をしていることを伝えると驚かれていました。 最後に、普段は全然褒めない院長が、帰り際に褒めてくださったのが嬉しかったです。 スタッフ
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